Lịch sử Checklist giấy và những vấn đề bất cập

Lịch sử Checklist giấy và những vấn đề hiện tại

Khái niệm “checklist” xuất hiện từ lâu trong các ngành công nghiệp như hàng không và y tế nhưng trở nên phổ biến hơn từ khi phi hành đoàn của hãng hàng không American Airlines phát triển một “Bible” cho việc kiểm tra các thao tác trước, trong, và sau chuyến bay vào những năm 1930. Tuy nhiên, việc sử dụng checklist trong nhiều lĩnh vực không chỉ giới hạn ở hàng không mà còn mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác như y tế, sản xuất, dịch vụ khách hàng, và quản lý dự án.

Sau khi American Airlines phát triển “Bible” cho phi hành đoàn vào những năm 1930, việc sử dụng checklist đã được mở rộng và phát triển trong nhiều ngành khác nhau. Một bước quan trọng khác trong việc phổ biến checklist là vào những năm 1940 và 1950 khi các nhà khoa học và kỹ sư bắt đầu áp dụng chúng trong các quy trình sản xuất và quản lý dự án.

Sự phát triển của công nghệ thông tin và sự ra đời của máy tính cũng đã làm cho việc sử dụng checklist trở nên phổ biến hơn. Công nghệ này cho phép việc tạo ra, lưu trữ, và chia sẻ checklist dễ dàng hơn, giúp nâng cao hiệu quả và tính linh hoạt trong việc sử dụng chúng.

Hiện nay, checklist đã trở thành một công cụ quản lý rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực, từ y tế đến sản xuất, từ dịch vụ khách hàng đến quản lý dự án. Sự áp dụng của checklist giúp cải thiện sự chính xác, hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện các quy trình và nhiệm vụ.

Những vấn đề với Checklist giấy

Ảnh hưởng tới môi trường và tài nguyên (rừng, nước).

Cần không gian và chi phí để lưu trữ.

Thông tin dễ bị thất lạc do giấy bị mất, bị hỏng trong quá trình bảo quản.

Không cung cấp thông tin đa phương tiện như hình ảnh, GPS, Video, Map.

Không cung cấp hướng dẫn đa phương tiện cho công tác sản xuất, vận hành.

Khó chia sẻ, cung cấp thông tin khi phối hợp trong công việc.

Tốn nguồn lực, thời gian để tổng hợp thông tin phục vụ phân tích và báo cáo.

Không thể giám sát tức thì hoạt động của nhân viên và các sự cố để hỗ trợ.

Một số phân tích về tác động môi trường cũng như chi phí của Checklist giấy

Tác động môi trường

Cần 190-200 m3 nước để tạo ra một tấn giấy văn phòng (tương đương 200,000 tờ)
Cần khoảng 11,134kwh để tạo ra 1 tấn giấy văn phòng
Cần khoảng 31 cây gỗ để tạo ra 1 tấn giấy văn phòng. Mỗi cây gỗ có khả năng tạo ra lượng ô xi cho 3 người thở, việc chặt 31 cây đã tước đi lượng ô xi đủ cho 93 người
Sản xuất mỗi tấn giấy sẽ tạo ra hàng trăm đến hàng nghìn kg chất thải. Chi phí để xử lý chất thải là từ 100-200$ một tấn.
Mỗi tấn giấy tạo ra khoảng 942kg khí thải nhà kính
Cần hàng trăm đến hàng nghìn kg hóa chất để tạo ra 1 tấn giấy văn phòng

Chi phí sử dụng giấy

Nếu mỗi ngày một doanh nghiệp dùng 1,000 tờ A4, thì tổng chi phí cho giấy, mực, khấu hao máy in, điện sẽ hết khoảng 1,200,000 VNĐ theo tính toán của chúng tôi.
Doanh nghiệp hoạt động trong một tháng thì chi phí sẽ là khoảng 36,000,000 VNĐ. Sử dụng 109 số điện và cần 0.12m3 để lưu trữ giấy in ra.
Sau một năm, tổng chi phí sử dụng giấy sẽ lên tới 432,000,000 VNĐ, và sử dụng 1,305 số điện, cùng với 1.44m3 không gian để lưu trữ.

Tham khảo công cụ sau để tính toán về tác động môi trường đến từ lượng giấy mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.

https://c.environmentalpaper.org/