Đã đến lúc cho các danh sách kiểm tra giấy ở nơi làm việc chuyển sang kỹ thuật số.

Dưới đây là một số ví dụ về các danh sách kiểm tra được sử dụng cho:

• Kiểm tra chất lượng
• Kiểm tra an toàn và sức khỏe
• Báo cáo sự cố
• Danh sách kiểm tra mở và đóng của các cửa hàng, nhà hàng và địa điểm vật lý
• Báo cáo không phù hợp
• Kiểm tra nhập / xuất
• Thăm cửa hàng

Những quy trình này có điểm chung là gì?

• Đầu tiên, chúng đều rất quan trọng trong việc đảm bảo cho hoạt động trơn tru, sản phẩm chất lượng cao và bảo vệ an toàn cho nhân viên và khách hàng.
• Và thứ hai, chúng chủ yếu vẫn được thực hiện trên giấy.

73% nhân viên tuyến đầu trong các ngành như bán lẻ, khách sạn, sản xuất và logistics vẫn sử dụng các mẫu checklist giấy cho các nhiệm vụ hàng ngày, theo Khảo một số khảo sát quốc tế.

Các ngành như vậy phụ thuộc vào các danh sách kiểm tra, mà nhân viên vẫn sử dụng hàng ngày. Việc tiếp tục sử dụng các danh sách kiểm tra giấy trong nơi làm việc có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ngay cả khi mọi thứ có vẻ ổn như hiện tại.

Việc chuyển đổi các danh sách kiểm tra nơi làm việc sang kỹ thuật số có thể ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu quả, khối lượng công việc của nhân viên và mức độ tiếp xúc với rủi ro ở cấp độ tổ chức. Dưới đây là 5 lý do tại sao bạn nên chuyển từ giấy sang danh sách kiểm tra kỹ thuật số.

1. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số giúp nhân viên năng suất hơn

• Tiết kiệm thời gian. Thời gian bị lãng phí cho việc kiểm tra trên biểu mẫu giấy, thu thập dữ liệu và nhập dữ liệu thủ công mà có thể dành cho những việc thực sự quan trọng. Đối với nhân viên cửa hàng và nhà hàng, điều này có nghĩa là dành nhiều thời gian hơn với khách hàng. Đối với nhân viên sản xuất và logistics, điều này có nghĩa là hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và cải thiện các chỉ số năng suất.
• Có nhiều sự rõ ràng hơn cho nhân viên. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số dễ cập nhật hơn, vì vậy hướng dẫn và các bước thực hiện rõ ràng và dễ hiểu hơn cho nhân viên. Thêm hình ảnh sẽ giúp danh sách kiểm tra có cấu trúc rõ ràng hơn và có luồng logic hơn.
• Thân thiện với thiết bị di động. Nếu bạn sử dụng ứng dụng danh sách kiểm tra kỹ thuật số, nhân viên có thể hoàn thành danh sách kiểm tra trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Không còn phải mang bảng ghi chép khắp nơi hoặc làm đôi khi thậm chí còn làm mất bút.

2. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số chính xác và dễ kiểm soát hơn

• Lỗi do con người ít xảy ra hơn. Ghi dữ liệu bằng tay và sau đó nhập dữ liệu thủ công vào Excel hoặc một hệ thống khác đều rất dễ bị lỗi do con người. Ngay cả khi có ý định tập trung nhất, sự sao nhãng vẫn có thể xảy ra do thời gian eo hẹp, và đôi khi chúng ta không thể đọc được chữ viết của chính mình. Với danh sách kiểm tra kỹ thuật số, việc thu thập và nhập dữ liệu chỉ được thực hiện một lần, và thông tin từ hiện trường chính xác hơn.
• Cập nhật quy trình đơn giản hơn. Thay đổi một câu hỏi trên danh sách kiểm tra giấy có nghĩa là in ra các bản sao mới và phân phát chúng đến mọi địa điểm. Và sau đó là phần khó nhất – đảm bảo mọi người sử dụng phiên bản mới và không phải phiên bản cũ. Với danh sách kiểm tra kỹ thuật số, việc thay đổi, kiểm soát phiên bản và triển khai dễ dàng hơn.
• Tính nhất quán được xây dựng. Cuối cùng, mục đích của một danh sách kiểm tra là để đảm bảo một việc gì đó được thực hiện đúng mỗi lần. Nhưng với giấy, rất khó để đảm bảo mọi người đều cùng sử dụng một phiên bản. Với danh sách kiểm tra kỹ thuật số, và đặc biệt là ứng dụng danh sách kiểm tra kỹ thuật số, các doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng các quy trình được thực hiện nhất quán, bất kể danh sách kiểm tra được sử dụng ở đâu.

3. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số đảm bảo trách nhiệm khi thực hiện

• Dấu vết kiểm toán rõ ràng hơn. Cuối cùng, người quản lý có thể xem các danh sách kiểm tra nào được hoàn thành, khi nào được hoàn thành và ai hoàn thành chúng trong trường hợp kiểm tra, hoặc nếu doanh nghiệp của bạn cần chứng minh sự tuân thủ các quy định. Nếu “dấu vết giấy” của bạn thực sự là trên giấy, nó giống như dấu vết hơi nước mà một chiếc máy bay 747 để lại trên bầu trời, nó nhanh chóng tan biến mất vào không khí xung quanh nó. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số cung cấp một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh mà bạn có thể truy cập trong nháy mắt.
• Tìm và sửa lỗi nhanh hơn và dễ dàng hơn. Khi một lỗi xảy ra, thời gian quý giá bị mất để tìm danh sách kiểm tra giấy và giải mã ai đã ký xác nhận. Với danh sách kiểm tra kỹ thuật số, bạn chỉ cần nhấp chuột để biết ai đã hoàn thành danh sách kiểm tra. Bạn có thể hành động ngay lập tức để khắc phục lỗi. Lỗi luôn xảy ra – nhưng với trách nhiệm được gắn vào danh sách kiểm tra kỹ thuật số, bạn có thể tìm ra nguyên nhân của vấn đề nhanh hơn và sửa chữa nó, và đó là điều quan trọng nhất.
• Ghi nhận và thưởng cho nhân viên dễ dàng hơn. Sự công nhận là rất quan trọng trong các ngành như sản xuất và logistics, nơi hiệu quả là yếu tố then chốt. Tuy nhiên, do nhân viên không làm việc tại văn phòng, họ có thể cảm thấy bị tách biệt. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số giúp nhân viên có trách nhiệm – cho dù là vì các chỉ số năng suất và độ chính xác xuất sắc của họ, hay những lỗi cần được sửa chữa.

4. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số mở ra một mỏ vàng dữ liệu

• Có nhiều dữ liệu hơn để phân tích. Có một mỏ vàng dữ liệu ẩn trong các báo cáo gửi về, và với danh sách kiểm tra giấy, những dữ liệu này khó ghi lại hơn vì chúng được viết tay. Và đừng quên, hình ảnh cũng là dữ liệu! Một nền tảng hoặc ứng dụng danh sách kiểm tra kỹ thuật số hỗ trợ hình ảnh sẽ cung cấp cho các nhà lãnh đạo kinh doanh một bức tranh hoàn chỉnh hơn về những gì đang diễn ra ở hiện trường.
• Không còn nhập dữ liệu tốn thời gian nữa. Dữ liệu có thể được truy xuất ngay lập tức khi danh sách kiểm tra là kỹ thuật số. Bạn có thể có được tất cả các câu trả lời bạn cần về các chỉ số, tuân thủ và nhiều hơn nữa, tất cả trong thời gian thực.
• Nhiều tầm nhìn hơn. Các đơn vị kinh doanh sử dụng danh sách kiểm tra nhiều nhất thường là những nơi tổ chức không có tầm nhìn trực tiếp vào dữ liệu. Dữ liệu từ danh sách kiểm tra giống như một kính viễn vọng – lãnh đạo có thể sử dụng nó để xác định những thiếu sót và cung cấp hỗ trợ bổ sung cho các đội và địa điểm hoạt động kém. Nếu bạn chuyển đổi danh sách kiểm tra của mình sang kỹ thuật số với một nền tảng di động như CheckYay, bạn có thể xem dữ liệu của mình trên bảng điều khiển thời gian thực bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu bạn cần!

5. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số tiết kiệm chi phí hơn so với danh sách kiểm tra giấy

• Không còn chi phí in ấn. Không chỉ phí in và hộp mực tốn kém, mà việc sửa chữa máy in khi hỏng cũng tốn kém, điều đó dường như xảy ra bất cứ khi nào bạn thực sự muốn sử dụng chúng.
• Không còn chi phí lưu trữ giấy. Danh sách kiểm tra phải được đưa đến đâu đó sau khi được hoàn thành. Mua tủ hồ sơ và thậm chí không gian lưu trữ để lưu trữ và lưu trữ danh sách kiểm tra rất tốn kém.
• Không còn chi phí tiêu hủy tài liệu. Loại bỏ danh sách kiểm tra giấy cũng tốn kém, đặc biệt là nếu chúng chứa thông tin nhạy cảm hoặc bí mật và cần dịch vụ tiêu hủy chuyên nghiệp.
• Không còn chi phí môi trường. Sẽ là không nhất quán khi các doanh nghiệp suy nghĩ về bảo vệ rừng trước khi in một email, nhưng sau đó sử dụng đống giấy kiểm tra trong kho và cửa hàng. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số thân thiện với môi trường hơn.

—

Danh sách kiểm tra kỹ thuật số làm cho cuộc sống của nhân viên dễ dàng hơn, giảm rủi ro và cung cấp cho các tổ chức cái nhìn sâu sắc vào các lĩnh vực của doanh nghiệp mà họ sẽ không có tầm nhìn vào nếu không có. Chuyển đổi tất cả các danh sách kiểm tra, quy trình và biểu mẫu của bạn sang kỹ thuật số với giải pháp CheckYay và nhận phân tích thời gian thực về những gì đang diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp!